Sla links over

Hoofdinhoud

Gemeentefinanciën in vraag & antwoord

kerk en geld staanddinsdag 08 mei 2012 11:28

Hoe zorg je dat je er als gemeente financieel gezond en veilig voortstaat? Vijf vragen over de financiële aspecten van kerk-zijn.

.
.
.

.
.

1. Wat zijn de minimale bepalingen van een goed financieel beleid?

Belangrijke beleidsuitgangspunten zijn:

  • Een brede basis van leden die op vaste basis per bankoverschrijving de gemeente financieel steunt.
  • Een zo flexibel mogelijke kostenbasis. Dat betekent naast vaste lasten zoals huur en salarissen kritisch kijken naar het aangaan van langjarige verplichtingen.
  • Een jaarlijks bottom-up begrotingsproces. Dat wil zeggen: taakvelden maken een jaarlijks plan met begroting, die als basis dient om de gemeentebegroting op te stellen.
  • Een dekkende begroting. Dat betekent geen tekort, maar ook geen overschot.
  • Strakke kostenbewaking met periodieke rapportage.
  • Blijf ook geestelijk met financiën bezig! De neiging bestaat te zakelijk naar kerkelijke financiën te kijken, maar een kerk is geen commerciële onderneming. De geestelijke richting van de gemeente is leading, de financiën volgen…

2. Hoe groot mag/moet je buffer zijn?

  • De omvang van de buffer hangt enerzijds af van de flexibiliteit van je kostenstructuur en anderzijds van de spreiding van je inkomstenbasis. Optimaliseren van deze twee zaken is belangrijker dan de feitelijke omvang van je buffer.
  • De feitelijke financiële buffer bestaat enerzijds uit het eigen vermogen van de gemeente, anderzijds uit voorzieningen die getroffen worden voor toekomstige (grotere) uitgaven. De Baptistengemeente Amersfoort heeft al een aantal jaar een eigen vermogen van circa twintig procent van de jaarlijkse exploitatiebegroting. Dit betekent circa drie maanden buffer. Idealiter zou dit best wat hoger mogen zijn, maar het vergroten van deze reserve is makkelijker gezegd dan gedaan.

3. Hoe kun je het beste communiceren over de financiën?

  • In de communicatie is het van belang financiële mededelingen heel eenvoudig te presenteren (op z’n ‘Jip en Janneke’s’). Dus geen uitgebreide rapporten, verslagen en overzichten, maar bij voorkeur puntsgewijze overzichtjes in combinatie met heldere grafieken. Natuurlijk moet de uitgebreide verslaggeving wel degelijk beschikbaar zijn.
  • Communiceer niet te vaak over de financiën. De aandacht verslapt dan. Wij hanteren in beginsel het uitgangspunt: Geen bericht is goed bericht. Een kwartaalupdate van een paar zinnen waarin je op hoofdlijnen opbrengsten, kosten en bijzonderheden communiceert, is voldoende als alles loopt volgens planning. Tijdens de jaarlijkse goedkeuring van de jaarrekening en begroting voor het volgend jaar hanteren wij een beknopte presentatie met de financiële hoofdlijnen. Dit altijd in combinatie met de jaarplannen van de taakvelden. Financiën volgen uit de plannen en niet andersom!
  • Maak financiën concreet. Mensen willen graag weten waarvoor ze geven. Als inkomsten achterblijven helpt het bijvoorbeeld om de gemeente voor te rekenen wat de gemeente voor elke zitplaats betaalt aan huur.
  • Voor speciale doelen hanteren wij binnen de Baptistengemeente Amersfoort collectes met machtigingen. Dit middel zetten we bewust maar weinig in om het ook een speciale collecte te laten blijven. De opbrengsten hiervan zijn doorgaans zeer hoog (tot wel tien keer zoveel als de normale collecte).

4. Hoe voorkom je fraude?

  • Geen cash-geld behalve de collecteopbrengsten.
  • Het collectegeld altijd met twee personen tellen. Denk aan naam en handtekening.
  • Geen subboekhoudingen. Dat wil zeggen dat alle financiële activiteiten over de rekening en boekhouding van de gemeente lopen.
  • Scheiding van functies tussen fiattering van nota’s en betaling/administratie.
  • Aanhouden van een operationele bankrekening waar relatief kleine bedragen beschikbaar op staan en een spaarrekening, waarop grote bedragen staan en autorisatie beperkt is.
  • Alle declaraties voorzien van ingevuld formulier en bonnetjes en als het kan ondertekend door een taakveldleider. Bij voorkeur geen voorschotten afgeven.
  • Jaarlijkse controle van de gemeentefinanciën door een door de ledenvergadering benoemde kascontrolecommissie.

5. Hoe bereid je je als lokale kerk voor op de crisis?

  • Crisis betekent dat ook gemeenteleden wat meer de hand op de knip houden. Dat betekent voor je begrotingsproces aan de inkomstenkant dat vrijwillige bijdragen conservatiever worden ingeschat, maar geeft ook aanleiding weer eens met de stofkam door je kostenstructuur te gaan. Als je daarbij weer eens stil staat met elkaar zijn er altijd zaken die overbodig zijn of kostenefficiënter georganiseerd kunnen worden.
  • In deze tijden is het des te belangrijker duidelijk te communiceren wat je met de financiën wil gaan doen. Zoals gezegd, mensen willen graag weten waarvoor ze geven.

Overgenomen uit IDEA 1-12 (nu IDEAZ), magazine van MissieNederland over missionair kerk-zijn. Kijk voor een abonnement op www.missienederland.nl/ideaz.

Labels
Gemeenteopbouw > Praktische organisatie > Financieel beleid

« Terug naar Home