Sla links over

Hoofdinhoud

Effectief vergaderen

effectief vergaderenmaandag 12 september 2011 13:34

Ontelbaar keer per jaar komen we in onze kerken samen om te vergaderen. Aart Peters, gemeenteadviseur van de Protestantse Kerk bespreekt wat nodig is voor een effectieve vergadering.

In onze tijd willen mensen graag weten waar ze aan toe zijn. Daarom is bij elke vergadering duidelijkheid van groot belang. Noem voordat je begint expliciet het doel van de bijeenkomst en waar je met elkaar wilt uitkomen. Dat leidt tot een duidelijke focus en een helder onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Houd een rondvraag ook liever aan het begin. Urgente zaken kun je dan aan de agenda toevoegen, terwijl je andere parkeert voor een volgende bijeenkomst. Verder, rond op tijd af. Wie na tien uur blijft door vergaderen, neemt niets meer op. Dat is de ervaring van velen. De wekker en het werk van de volgende dag spelen alweer door het hoofd…

Klimaat

Een effectieve vergadering is ook afhankelijk van een goede sfeer. Neem de ruimte waarin een groep bijeenkomt eens kritisch onder de loep. Zorgen inrichting en aankleding, temperatuur en hoe mensen ten opzichte van elkaar zitten ervoor dat iedereen zich op zijn gemak voelt? Andere aspecten die bepalend zijn:

Vertrouwen

Vertrouwen is onder meer respect hebben voor elkaar en elkaars biografie en ervaring. Je neemt allemaal je eigen ‘nestgeur’ mee in een vergadering. Durven we elkaar in het hart te kijken en door te vragen naar argumenten, bedoelingen en verlangens? Achter woorden kan veel schuilgaan aan emotie, verlangen, zorg, frustratie en boosheid. Vertrouwen is ook weten dat wat gezegd wordt echt geheim blijft. Geef zelf het goede voorbeeld tijdens vergaderingen. Laat anderen iets van jezelf zien waardoor zij zich ook open durven op te stellen. Doe ook eens een niet-zakelijke activiteit met elkaar. Zo leer je broeders en zusters op een andere en ontspannen manier kennen en creëer je een wij-gevoel.

Communicatie

Voor een goede communicatie tijdens een vergadering is luisteren een belangrijke voorwaarde. Maar dat is moeilijker dan het lijkt. Hoe vaak luisteren we maar half, omdat we zelf in gedachten alweer bezig zijn met onze eigen meningen, antwoorden of opmerkingen?

Iedereen heeft zijn eigen voorkeursstijl in het communiceren met anderen, bijvoorbeeld leidend, meewerkend, afhankelijk, teruggetrokken, agressief of competitief. Effectief vergaderen heeft daarom ook te maken met de mogelijkheid om de verschillende stijlen zo toe te passen dat de samenwerking erdoor bevorderd wordt. Als je regelmatig met dezelfde mensen vergadert, is het handig om een test te doen om de verschillen in stijl inzichtelijk te maken. Dat kan een hoop begrip kweken en frustratie voorkomen.

Motivatie

Mensen binden zich minder dan vroeger. We willen graag ons steentje bijdragen, maar dan wel het liefst tijdelijk en duidelijk afgebakend. Kom je mensen daarin tegemoet. Geef aan hoeveel tijd iets van ze vraagt. Bied ook begeleiding of coaching aan of wijs ze op een cursus. Ga steeds na of er nog voldoende uitdaging bij een bepaalde activiteit aanwezig is en evalueer regelmatig. Ten slotte, waardeer mensen om wat ze doen en laat ze dat ook merken.

Spiritualiteit

Wie in de kerk werkt, werkt aan de toekomst van Gods gemeente, Zijn Koninkrijk. God vertrouwt ons dat toe. Betrokkenheid bij het kerkenwerk kan daarom niet zonder de inspiratie van Gods Geest, zijn leiding.

Lees ook tijdens vergaderingen samen de Bijbel. Vertel elkaar wat je opvalt, waar je een vraag bij hebt en wat je er mee kunt in je persoonlijk leven en in je taak. Deel in alle openheid elkaars wel en wee. Bid samen: “Heilige Geest van God, vul opnieuw ons hart.” En laat dit meeklinken bij elk punt wat je bespreekt.

Iemand kwam te laat op een vergadering. Hij bood zijn excuses aan en ging snel zitten. De voorzitter reageerde met de woorden: “Je hebt nog niets gemist, we hebben net de opening achter de rug.“ Een treffend voorbeeld van hoe het niet moet!

Aart Peters
Gemeenteadviseur van de Protestantse Kerk in Nederland

Kernwoorden: vergadering, vergaderen, communicatie

Labels
Gemeenteopbouw > Leiderschap > Teamwork

« Terug naar Home

Archief > 2011 > september