Sla links over

Hoofdinhoud

Het communicatiebeleid van de kerk

plan.jpgdinsdag 20 september 2011 11:16

Hoewel de gemeente van Christus iets anders is dan een onderneming, kan ook zij veel leren van wat het vakgebied 'communicatie' biedt.

Beleidsplan

Het maken van een communicatieplan helpt om de communicatie van de gemeente op een stelselmatige en doelgerichte manier uit te voeren. Uiteraard kan het communicatiebeleidsplan niet los worden gezien van het beleidsplan. Daarom is afstemming vereist. Het is mogelijk om een apart beleidsplan te schrijven, maar het is ook mogelijk om in het reguliere beleidsplan van de gemeente met een aparte paragraaf 'communicatie' aan te geven.
Op basis van het beleidsplan worden elk jaar actieplannen ontwikkeld. Deze vormen een nadere uitwerking van wat in het beleidsplan staat.

Proces

Vanwege het belang van de kerkelijke communicatie is de instelling van een speciale communicatiecommissie vereist onder voorzitterschap van een ambtsdrager die met de kerkelijke communicatie is belast. Hun eerste taak is het schrijven van het gemeentelijke communicatieplan. Daarna zullen ze - op basis van dit communicatieplan - de jaarlijkse actieplannen ontwikkelen.
Plannen zijn waardeloos als zij niet gedragen worden door de betrokkenen. Zorg in de gemeente dus ook voor communicatie over dit communicatieplan!

Schrijven

Het beste is om één of twee mensen een conceptplan te laten schrijven. Vraag iemand in de gemeente met verstand van communicatie om hierbij betrokken te zijn. Vervolgens krijgt het kader van de gemeente het concept toegezonden om er commentaar op te leveren. De makers van het plan verzamelen alle op- en aanmerkingen en zorgen ervoor, dat het kader ook die in handen krijgt. Daarna kan een vergadering worden belegd om het plan en het commentaar erop te bespreken. Op deze wijze heeft ieder kaderlid vooraf kunnen nadenken over het plan en de opmerkingen. Op de vergadering wordt beslist wat wel of niet in het plan moet staan. De makers verwerken de uitkomst van de bespreking in een definitieve versie.

Indeling beleids- en actieplan

De volgende indelingen voor het schrijven van het communicatieplan (en actieplannen) is aan te raden:

A. Situatieschets
B. Doelstelling
C. Doelgroepen
D. Strategiekeuze: middelen, boodschap
E. Organisatie, tijdsplanning, begroting
F. Evaluatie

Situatieschets

Onder dit kopje wordt de communicatie met gemeenteleden (de interne communicatie), maar ook met niet-gemeenteleden (de externe communicatie) beschreven die tot nu toe is geweest. Welk beeld hebben de gemeenteleden en heeft de buitenwereld van de gemeente?

Doelstelling

Door middel van communicatie wil de gemeente iets bereiken bij mensen.
a) het vermeerderen van kennis
b) verandering van houding
c) verandering van gedrag.

Deze drie zaken hebben uiteraard alles met elkaar te maken. Deze punten zijn belangrijk bij het formuleren van doelstellingen.

Een voorbeeld van een doelstelling:

"De communicatie van de gemeente met de inwoners van ons dorp moet zodanig zijn, dat
a) men kan weten dat wij als gemeente ons niet verheven voelen boven de niet-leden, maar dat wij graag - samen met zoveel mogelijk anderen - willen zoeken naar de zin van ons bestaan en daarbij uitgaan van een orthodoxe, maar eigentijdse christelijke visie
b) men een positief beeld heeft van onze gemeente, met als belangrijkste waarde dat men vindt dat iedereen bij ons welkom is en
c) dit mensen stimuleert om betrokken te raken bij de gemeente en haar activiteiten."

Meten

In de actieplannen is het belangrijk de doelstelling per communicatieactiviteit zo concreet en meetbaar mogelijk te formuleren. Een doelstelling als 'het vergroten van onze naamsbekendheid' is moeilijk te meten. Neem dan liever als doelstelling: 'Vijf keer positieve berichtgeving over onze gemeente in de plaatselijke media en minimaal honderd bezoekers per maand van onze website.'
Houd er rekening mee, dat doelen in een actieplan de doelstellingen uit het communicatiebeleidsplan moeten terugvertalen naar één jaar. Voorbeeld: in het communicatiebeleidsplan (geldend voor drie jaar) staat als doelstelling 'het vergroten van onze naamsbekendheid door minimaal vijftien berichten in de plaatselijke media'. In het actieplan voor het komende jaar staat dan: 'minimaal plaatsing van vijf berichten over onze gemeente in de plaatselijke media'.

Doelgroepen

Het lijkt aantrekkelijk om zoveel mogelijk mensen tegelijk proberen te bereiken. In de praktijk blijkt vaak dat niemand zich echt aangesproken voelt. Immers, elke groep vraagt om een eigen aanpak. Maak in ieder geval een onderscheid tussen de interne communicatie en de externe communicatie. Probeer zo mogelijk nog specifieker een bepaalde groep aan te spreken. Denk aan jongeren, ouders, leiders enzovoort.

Het maken van een matrix kan helpen om snel te zien welke doelgroepen bereikt worden en welke groepen meer aandacht nodig hebben. Zet op de horizontale lijn de communicatiemiddelen en verticaal de doelgroepen. Zet kruisje als een communicatiemiddel voor een doelgroep gebruikt wordt.

Strategiekeuze

Onder strategiekeuze valt de vraag: wat is de aanpak? Welke middelen worden gebruikt om het communicatiedoel te bereiken? Wat is de inhoud van de boodschap? In het beleidsplan staat dit globaal aangegeven. In een actieplan kan dit gedetailleerd vermeld worden.

SMART

Een ezelsbruggetje om de doelen goed te formuleren is het 'SMART'- principe (van het Engelse woord smart = slim). SMART staat voor:

  • Specifiek:
    Wees zo concreet mogelijk in de formulering, zodat er geen misverstanden over de gestelde doelen ontstaan. Erg vaag is bijvoorbeeld de formulering: 'het bevorderen van een positieve beeldvorming van onze gemeente'. Beter is: 'het bevorderen van een positieve beeldvorming van onze gemeente door minimaal vijf keer per jaar een advertentie te plaatsen in de plaatselijke krant'.
  • Meetbaar:
    Als de doelen niet meetbaar zijn, weet niemand of ze daadwerkelijk zijn gehaald. Fout is bijvoorbeeld: 'Ook dit jaar zetten we ons in voor een goede communicatie.' Goed is: 'Nieuwe folder over de gemeente huis-aan-huis verspreiden.'
  • Aanvaardbaar:
    Het doel moet acceptabel zijn voor de uitvoerders en niet van bovenaf worden opgelegd. Alleen mensen 'die ervoor willen gaan' zorgen voor een goed resultaat.
  • Realistisch:
    Het doel is haalbaar, maar ook uitdagend. Niet: 'De kerk moet vol met buitenkerkelijken', maar bijvoorbeeld: 'Vijftien randkerkelijke of buitenkerkelijke wijkbewoners op onze wijkdag'.
  • Tijdgebonden:
    Hang overal een deadline aan, anders komt het er niet van. Dus niet: 'Adverteren zullen we doen', maar: 'Dit jaar zullen we vijf keer adverteren.'

Organisatie/tijdsplanning/begroting

Wie is waarvoor verantwoordelijk? In het beleidsplan kan ook iets komen te staan over de organisatie van het geheel.
Het is verstandig om een ambtdrager verantwoordelijkheid te geven voor het gemeentelijke communicatiebeleid. Hij kan bijgestaan worden door een communicatie- of PR-commissie. In die commissie zitten de mensen die het communicatiebeleid uitvoeren (bijvoorbeeld de redacteur van het kerkblad, de webmaster en de woordvoerder voor de pers).
Door de plannen te koppelen aan gemeenteleden kunnen taken goed verdeeld worden. In een actieplan komt een reële tijdsplanning, zodat er voldoende tijd is om per periode alle plannen uit te voeren.
Activiteiten kosten meestal geld. Een globale begroting in een actieplan is daarom nodig. Bezuinig niet teveel op de communicatie. Want een te simpel zwart-wit foldertje over uw evangelisatieactiviteit communiceert, dat de gemeente amateuristisch bezig is. Dit kan het evangelisatiewerk belemmeren.

Evaluatie

De evaluatie is een belangrijk onderdeel van het communicatiebeleid. Hierin wordt gecommuniceerd hoe het ging en wat beter kan. Op deze manier wordt iedereen op de hoogte gehouden.
Leg de plannen van het afgelopen jaar naast de resultaten. Zijn de doelstellingen gehaald? Waardoor? Waardoor niet? Wat kan hetzelfde blijven en wat moet anders? Ga per activiteit na wat goed of slecht was of wat beter kon.
De communicatie kan ook worden geëvalueerd. Was het aantal vergaderingen voldoende? Werd er goed gecommuniceerd met elkaar? Hoe werd de werkdruk ervaren?
Maak van de gezamenlijke evaluatie een verslag (handig voor volgend jaar). En onderneem - waar nodig - actie door het bijstellen van de plannen.
Ideeën, op- en aanmerkingen worden gauw vergeten. Notulen en notities zijn belangrijk. Misschien is er één persoon die deze spullen kan verzamelen en eens per jaar een document kan mailen naar gemeenteleden.

Biddend

Niets is meer frustrerend dan een goed plan te hebben, waar vervolgens niemand meer naar kijkt. Gebruik daarom het communicatiebeleidsplan als gereedschap voor de uitvoering van de opdracht die de gemeente heeft, in afhankelijkheid van God en biddend om wijsheid en Zijn zegen. 'Laat uw begeerten in alles, door bidden en smeken, met dankzegging bekend worden bij God' (Fil. 4:6b).

Kernwoorden: Communicatiebeleid, communicatie, communiceren, pr, reclame, marketing, evangelisatie, missionaire gemeente

Labels
Gemeenteopbouw > Praktische organisatie > Communicatie

« Terug naar Home

Archief > 2011 > september